Détails de l'offre
1. RAISON D'ÊTRE DU POSTE
L'Assistante de Direction apporte un appui organisationnel, administratif et stratégique direct à la Direction Générale. Elle optimise la gestion du temps des dirigeants, facilite la circulation de l'information, gère les relations de haut niveau avec les partenaires internes et externes, et garantit la confidentialité, l'efficacité et la qualité du suivi des dossiers stratégiques.
2. MISSIONS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
A. Organisation et Gestion de l'Agenda de la Direction :
• Gestion de l'agenda : Planifier et optimiser l'emploi du temps, les rendez-vous, réunions et déplacements professionnels de la Direction Générale.
• Organisation des déplacements : Réserver les billets de transport, hébergements, visas et établir les ordres de mission et feuilles de route.
• Accueil des visiteurs : Filtrer, accueillir et orienter les visiteurs de marque, partenaires institutionnels et clients stratégiques.
B. Secrétariat Administratif et Traitement de l'Information :
• Gestion du courrier et des emails : Réceptionner, dépouiller, prioriser et rédiger des réponses pour la correspondance officielle de la Direction.
• Rédaction et mise en page : Concevoir des notes de service, comptes-rendus, courriers officiels, présentations PowerPoint et rapports d'activité.
• Archivage et classement : Classer, numériser et sécuriser l'archivage des dossiers confidentiels de l'entreprise.
C. Organisation des Instances de Gouvernance et Événements :
• Préparation des réunions : Préparer les ordres du jour, convocations et dossiers complets pour les Comités de Direction (CODIR), Conseils d'Administration et Assemblées Générales.
• Prise de notes et PV : Rédiger les procès-verbaux (PV) et comptes-rendus de réunions de Direction, puis suivre l'exécution des décisions prises.
• Événementiel interne : Coordonner l'organisation logistique des séminaires, réunions cadres et réceptions officielles.
D. Suivi Budgétaire et Projets Transversaux :
• Gestion des dépenses de Direction : Suivre les notes de frais, la petite caisse de la Direction et valider les factures des prestataires du secrétariat.
• Interface interservices : Relayer les directives de la Direction auprès des responsables de services et assurer un suivi fluide des projets.
3. PROFIL ET COMPÉTENCES REQUISES
Savoir-faire / Compétences Techniques
• Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise parfaite de la langue française
• Maîtrise avancée du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
• Techniques de prise de note rapide et de rédaction de procès-verbaux (PV)
• Pratique de l'anglais professionnel (écrit et oral impératif)
• Gestion des outils de visioconférence et agendas partagés
Savoir-être / Qualités Personnelles
• Confidentialité, discrétion et réserve professionnelle absolues
• Sens aigu de l'organisation, de la méthode et gestion des priorités
• Excellente présentation et aisance relationnelle
• Réactivité, proactivité et capacité d'anticipation
• Résistance au stress et grande flexibilité
4. FORMATION, DIPLÔMES ET EXPÉRIENCE EXIGÉS
• Formation initiale : BTS Assistant de Manager / Assistant de Direction, Licence Pro, Master en Secrétariat de Direction, Communication ou Administration des Entreprises.
• Expérience professionnelle : Au moins 3 à 5 ans d'expérience probante dans une fonction similaire auprès d'un membre du Comité de Direction ou d'une Direction Générale.
5. PROCESSUS ET MODALITÉS DE CANDIDATURE
Les pièces requises pour le dossier de candidature sont :
• Un Curriculum Vitae (CV) mis à jour
• Une lettre de motivation précisant la disponibilité et les prétentions salariales ;
Envoi du dossier par email : [Connectez-vous pour voir les contacts]
Objet à mentionner impérativement : ASSISTANT(E) DE DIRECTION -2026 / [NOM PRÉNOM]
Date limite de réception : 15 Octobre 2026
