Détails de l'offre
Mission principale
Assurer le bon fonctionnement administratif de l'entreprise en garantissant la gestion, le suivi et l'organisation des documents, des dossiers administratifs, des courriers, des contrats et des informations nécessaires au bon déroulement des activités de l'entreprise et des chantiers.
Activités principales
Gestion administrative
- Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques.
- Recevoir, enregistrer et distribuer les courriers et courriels.
- Rédiger les correspondances administratives.
- Classer et archiver les documents physiques et numériques.
- Assurer le suivi des dossiers administratifs de l'entreprise.
Gestion documentaire
- Préparer les contrats, courriers, attestations et notes de service.
- Mettre à jour les dossiers du personnel.
- Assurer le suivi des documents administratifs des employés.
- Contrôler la validité des documents administratifs (pièces d'identité, CNPS, contrats, etc.).
- Tenir à jour les tableaux de suivi administratifs.
Suivi des chantiers
- Centraliser les documents administratifs des différents chantiers.
- Suivre les autorisations, les bons de livraison, les procès-verbaux, les rapports et les autres documents liés aux projets.
- Assurer la transmission des informations entre les équipes terrain et la Direction.
Ressources humaines
- Participer à la préparation des entretiens d'embauche.
- Préparer les contrats de travail.
- Constituer les dossiers administratifs destinés à la paie.
- Participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs.
Achats et logistique
- Préparer les demandes d'achats administratifs.
- Assurer le suivi des commandes de fournitures de bureau.
- Effectuer le suivi administratif des fournisseurs.
- Participer à l'organisation logistique des réunions et des déplacements.
Reporting
- Élaborer les tableaux de bord administratifs.
- Produire les rapports d'activité à la demande de la hiérarchie.
- Signaler toute anomalie administrative.
Responsabilités
- Garantir la confidentialité des informations.
- Veiller au respect des procédures internes.
- Assurer la disponibilité et la fiabilité des documents administratifs.
- Respecter les délais de traitement des dossiers.
- Contribuer à l'amélioration continue des procédures administratives.
Relations fonctionnelles
En interne
- Direction Générale ;
- Responsable Administratif et Financier ;
- Service des Ressources Humaines ;
- Comptabilité ;
- Service Achats ;
- Service Logistique ;
- Conducteurs de travaux ;
- Chefs de chantier ;
- Magasiniers.
En externe
- Fournisseurs ;
- Clients ;
- Inspection du Travail ;
- CNPS ;
- Administration fiscale ;
- Banques ;
- Prestataires de services.
Compétences requises
Compétences techniques
- Maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
- Excellentes capacités rédactionnelles.
- Bonne maîtrise de la gestion documentaire et de l'archivage.
- Connaissance des procédures administratives.
- Maîtrise des outils de communication professionnelle.
Compétences comportementales
- Sens de l'organisation et rigueur.
- Sens de la confidentialité et discrétion.
- Esprit d'équipe.
- Excellentes aptitudes relationnelles et de communication.
- Polyvalence et réactivité.
- Bonne gestion des priorités.
- Sens du service.
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