Détails de l'offre
ADVICE Recrute :
1. Identification du poste
Intitulé du poste : Secrétaire / Assistante administrative
Lieu d'affectation : Daloa
Type de contrat : Stage-Emploi
Nombre de profil : 2
2. Mission principale
La Secrétaire / Assistante administrative assure l'accueil, la gestion administrative et documentaire de l’agence ainsi que l'appui administratif nécessaire à la bonne exécution des activités du programme.
Elle garantit la disponibilité, l'organisation, la traçabilité et la confidentialité des informations et documents administratifs de l’agence.
3. Responsabilités et activités principales
A. Accueil et secrétariat
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et bénéficiaires ;
• Orienter les visiteurs vers les interlocuteurs appropriés ;
• Recevoir, enregistrer et transmettre les courriers et documents ;
• Gérer les appels, messages et correspondances de l’agence ;
• Organiser les rendez-vous et réunions ;
• Préparer les documents administratifs nécessaires aux activités.
B. Gestion administrative et documentaire
• Constituer et tenir à jour les dossiers administratifs des bénéficiaires ;
• Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des documents ;
• Veiller à la bonne conservation des pièces justificatives ;
• Assurer la traçabilité des documents entrants et sortants ;
• Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi ;
C. Appui aux activités du programme
• Préparer les listes et documents nécessaires aux formations ;
• Participer à l'organisation logistique des sessions de formation ;
• Préparer les feuilles de présence et autres documents de suivi ;
• Appuyer la distribution des supports et kits de formation ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers de bénéficiaires ;
• Participer à la préparation des réunions, missions et activités de l’agence.
D. Appui financier et administratif
• Réceptionner et enregistrer les pièces justificatives conformément aux procédures ;
• Assurer le suivi administratif des dépenses de l’agence ;
• Préparer les pièces nécessaires aux opérations administratives et financières ;
• Tenir à jour les registres et tableaux de suivi qui lui sont confiés ;
• Alerter sa hiérarchie en cas d'anomalie.
E. Reporting
• Préparer les états administratifs périodiques ;
• préparer les rapports d'activités ;
• Transmettre les informations nécessaires au reporting de l’agence ;
• Assurer la mise à jour régulière des outils de suivi ;
• Signaler à sa hiérarchie toute difficulté administrative susceptible d'affecter les activités.
4. Profil recherché
Bac+2 minimum en secrétariat, administration, gestion, ou tout autre domaine connexe justifiant d’une expérience en secrétariat ou en assistance administrative.
Compétences techniques et qualités personnelles :
• Maîtrise des techniques de secrétariat ;
• Bonne maîtrise de Word et Excel ;
• Gestion et classement documentaire ;
• Rédaction administrative ;
• Gestion des courriers et correspondances ;
• Tenue de tableaux de suivi ;
• Organisation et rigueur ;
• Sens de l'accueil ;
• Ponctualité ;
• Autonomie ;
• Bonne capacité rédactionnelle ;
• Esprit d'équipe.
Les candidat(e)s intéressé(e)s devront adresser leur CV à l’adresse [Connectez-vous pour voir les contacts], Cc [Connectez-vous pour voir les contacts] avant le 30 Septembre 2026.